Aviso de Prácticas de Privacidad

Sobre este aviso

Integrative & Functional Wellness Center (IFWC) es el nombre comercial (DBA) de Moreira & Angeli LLC, 7635 Ashley Park Court, Suite 503 F-G, Orlando, FL 32835. Teléfono: (689) 280-3705. Correo electrónico: contact@jifwc.com. Sitio web: jifwc.com.

Licencias de terapia de masaje del estado de Florida: MA103089 (profesional) y MM44640 (establecimiento). Versión 1.0.

En caso de emergencia, llame al 911. Si atraviesa una crisis de salud mental, llame o envíe un mensaje de texto al 988 (Suicide & Crisis Lifeline). Nuestro sitio web, formularios, correo electrónico y canales de mensajería no se supervisan para emergencias.

Esta es una traducción para su conveniencia. En caso de diferencias, prevalece la versión en inglés.

1. Quién sigue este aviso

Este aviso se aplica a Integrative & Functional Wellness Center y a todos los profesionales, empleados, contratistas y personal de Moreira & Angeli LLC que prestan servicios en nuestro local o a distancia. En este aviso, "nosotros" se refiere a IFWC.

Protegemos su información de salud que lo identifica, llamada "información de salud protegida" o "PHI". Seguimos los estándares de la ley federal HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) y de la ley HITECH, y cumplimos la ley de Florida.

2. Nuestras obligaciones

Nos comprometemos a:

• mantener la privacidad y la seguridad de su PHI;
• entregarle este aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad;
• notificarle si ocurre una violación que pueda haber comprometido la privacidad o la seguridad de su PHI no protegida;
• cumplir los términos del aviso vigente.

No usaremos ni compartiremos su información de forma distinta a la descrita en este aviso, salvo que usted nos autorice por escrito.

3. Información que cubre este aviso

Este aviso cubre la información de salud que creamos o recibimos sobre usted, incluyendo:

• formularios de admisión, historial de salud y los objetivos que comparte con nosotros;
• cuestionarios de bienestar y de síntomas, incluido el cuestionario MSQ completado en app.jifwc.com;
• notas de sesión, evaluaciones y evaluaciones funcionales;
• resultados de pruebas que usted elige realizar, incluidas las procesadas por laboratorios externos;
• informes de bienestar y planes de cuidado que preparamos para usted;
• información de citas, facturación, pagos y seguro, incluidos superbills y reclamaciones;
• mensajes que intercambia con nosotros sobre su atención.

4. Cómo podemos usar y divulgar su PHI sin su autorización por escrito

Tratamiento. Usamos su PHI para evaluarle, planificar y realizar sus sesiones y acompañar su progreso. Por ejemplo, su profesional revisa su formulario de admisión y las notas anteriores antes de cada visita. Con su permiso, salvo en una emergencia, podemos compartir información con su médico u otros profesionales que participan en su cuidado, por ejemplo cuando usted fue referido a nosotros o cuando le sugerimos consultar a otro profesional. Cuando un servicio requiere receta o referido médico, podemos comunicarnos con el médico que lo indicó sobre ese servicio.

Pago. Usamos y divulgamos su PHI para facturar y cobrar nuestros servicios. La atención es particular (cash pay) y no enviamos reclamaciones a planes de salud. Si usted lo pide, le entregamos un superbill para que solicite el reembolso a su propio plan. El superbill incluye los códigos de los servicios prestados y, cuando exista, el código de diagnóstico indicado por el médico u otro profesional con licencia que lo refirió; nosotros no asignamos diagnósticos. Si su plan nos contacta para revisar su solicitud de reembolso, podemos compartir con él la información mínima necesaria. Nuestro procesador de pagos recibe solo lo necesario para procesar su pago, y no incluimos detalles de salud en las descripciones de cobro.

Operaciones de atención médica. Usamos y divulgamos su PHI para administrar la clínica, mejorar la atención y contactarle cuando sea necesario. Por ejemplo, usamos su información para programar citas, enviar recordatorios y confirmaciones, revisar la calidad de nuestro trabajo, capacitar a nuestro equipo, cumplir requisitos de contratos y licencias y administrar el negocio.

Proveedores de servicios. Trabajamos con proveedores de servicios, como proveedores de programación de citas, alojamiento, base de datos, correo electrónico, mensajería, pagos, video y tecnología, que pueden recibir su información para ayudarnos a administrar la clínica. Elegimos a estos proveedores con cuidado y compartimos con ellos solo lo necesario para el servicio que prestan. Algunos de estos proveedores, como nuestro proveedor de correo electrónico, han firmado con nosotros un Business Associate Agreement (BAA).

Inteligencia artificial. Podemos usar herramientas de inteligencia artificial para apoyar nuestro trabajo, por ejemplo para responder las primeras preguntas en nuestros canales de mensajería, organizar las notas de sesión y ayudar a redactar informes. Solo usamos una herramienta de IA con su información de salud si su proveedor ha firmado con nosotros un Business Associate Agreement (BAA). Un miembro de nuestro equipo revisa las notas clínicas y los informes antes de finalizarlos. Solo grabamos una sesión con su consentimiento, y usted puede negarse sin ningún efecto en su atención. Si se graba una sesión, la grabación se usa para ayudar a preparar sus notas y se protege como parte de su información de salud.

Recordatorios de citas y servicios relacionados con la salud. Podemos contactarle para recordarle sus citas o informarle sobre opciones de tratamiento y servicios relacionados con la salud que ofrecemos y que puedan interesarle.

Familiares y otras personas que participan en su cuidado. Podemos compartir información con un familiar, cuidador u otra persona que usted indique, si usted está de acuerdo, o si trae a esa persona a la sesión y no se opone. Si usted no puede dar su acuerdo (por ejemplo, en una emergencia), podemos compartir información si creemos que es en su mejor interés.

Usos y divulgaciones exigidos o permitidos por la ley. Podemos usar o divulgar su PHI:

• cuando lo exija la ley federal, estatal o local;
• para actividades de salud pública, como prevenir o controlar enfermedades o reportar reacciones adversas;
• para reportar sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica, según lo exija o permita la ley;
• para actividades de supervisión de la salud, como auditorías, investigaciones y licencias (por ejemplo, por el Departamento de Salud de Florida);
• en respuesta a una orden judicial, citación u otro proceso legal;
• a las autoridades policiales, en las circunstancias limitadas que permite la ley;
• a forenses, médicos forenses y directores de funerarias;
• para la donación de órganos y tejidos;
• para investigaciones aprobadas con las protecciones de privacidad exigidas por la ley;
• para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente a la salud o seguridad de una persona o del público;
• para funciones gubernamentales especializadas, como militares, de seguridad nacional y de protección;
• para reclamaciones de compensación laboral (workers' compensation), según lo autorice la ley.

Transferencia del negocio. Si la clínica se vende o se fusiona, sus expedientes podrán transferirse al nuevo titular, que deberá seguir protegiéndolos.

Ley de Florida. Cuando la ley de Florida protege más su información que HIPAA, seguimos la ley de Florida. Por ejemplo, la ley de Florida limita que los profesionales de salud con licencia compartan expedientes sin su autorización por escrito y protege de manera especial la información sobre pruebas de VIH, servicios de salud mental y tratamiento por uso de sustancias.

5. Usos y divulgaciones que requieren su autorización por escrito

Usaremos o divulgaremos su PHI para los siguientes fines solo con su autorización por escrito:

• marketing, excepto comunicaciones en persona y obsequios promocionales de valor simbólico, según lo permite HIPAA;
• fotografías, videos, voz, testimonios o historias de caso usados en nuestro sitio web, redes sociales o cualquier material promocional (esta autorización es separada y opcional, y decir que no nunca afecta su atención);
• venta de PHI (no vendemos su PHI);
• notas de psicoterapia, si existieran;
• investigación con información identificable, salvo una excepción permitida por la ley;
• cualquier otro uso o divulgación no descrito en este aviso.

Puede revocar una autorización en cualquier momento por escrito. La revocación detiene usos y divulgaciones futuros, pero no afecta lo que ya hicimos mientras la autorización era válida.

Recaudación de fondos. No usamos su PHI para recaudar fondos.

6. Cómo nos comunicamos con usted

Podemos contactarle por teléfono, mensaje de texto, correo electrónico o videollamada. El correo electrónico y los mensajes de texto no son totalmente seguros, y existe cierto riesgo de que otra persona lea la información. Podemos enviar informes y resultados por correo electrónico, y le informamos de este riesgo. Usted tiene derecho a pedirnos otro canal, y atenderemos las solicitudes razonables (vea la sección 7). Los mensajes de texto se envían solo con su autorización separada, y puede responder STOP en cualquier momento.

No usamos redes sociales ni aplicaciones de mensajería (como Facebook Messenger, Instagram o WhatsApp) para enviar sus notas de sesión, resultados o informes. Estas aplicaciones son operadas por otras empresas, con sus propias políticas de privacidad. Si nos contacta por ellas, por favor no comparta detalles de salud allí; trasladaremos la conversación a otro canal cuando se necesiten detalles de salud.

7. Sus derechos sobre su PHI

Usted tiene derecho a:

• revisar y obtener una copia de su PHI, en papel o en formato electrónico, incluida una copia electrónica de los expedientes que mantenemos electrónicamente; responderemos dentro de los 30 días de su solicitud (la ley permite una prórroga de 30 días, y le avisaremos si la necesitamos), y podemos cobrar una tarifa razonable basada en el costo;
• pedir que corrijamos su PHI si cree que es incorrecta o incompleta; responderemos dentro de 60 días, y si rechazamos su solicitud, le explicaremos el motivo por escrito y usted podrá presentar una declaración de desacuerdo;
• pedir que limitemos el uso o la divulgación de su PHI para tratamiento, pago u operaciones; no estamos obligados a aceptar, excepto en este caso: si usted paga un servicio en su totalidad de su propio bolsillo, puede pedirnos que no compartamos información sobre ese servicio con su plan de salud, y aceptaremos, salvo que la ley nos exija compartirla;
• pedir comunicaciones confidenciales, por ejemplo por un correo electrónico, teléfono o dirección específicos; no le preguntaremos el motivo y atenderemos las solicitudes razonables;
• obtener un registro de divulgaciones (accounting of disclosures), que es una lista de las veces que compartimos su PHI en los seis años anteriores a su solicitud, excepto para tratamiento, pago, operaciones y algunas otras divulgaciones (como las que usted autorizó); entregamos un registro al año sin costo y podemos cobrar una tarifa razonable basada en el costo por solicitudes adicionales dentro de 12 meses;
• obtener una copia en papel de este aviso en cualquier momento, aunque haya aceptado recibirlo electrónicamente;
• elegir a alguien que actúe en su nombre, como un representante de atención médica o tutor legal; confirmaremos la autoridad de esa persona antes de actuar;
• ser notificado de una violación de su PHI no protegida.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, comuníquese con nuestro Privacy Officer (sección 12). Podemos pedirle que presente algunas solicitudes por escrito y que confirme su identidad.

8. Cómo protegemos su información y dónde se almacena

Usamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas, incluido el acceso limitado a los miembros del equipo que lo necesitan, inicios de sesión individuales y conexiones cifradas. Nuestro sistema principal de expedientes almacena su información en los Estados Unidos. Ningún sistema es 100% seguro.

9. Cuánto tiempo conservamos sus expedientes

Conservamos sus expedientes de salud por al menos 10 años después de su último servicio, o por más tiempo si la ley de Florida u otra norma aplicable lo exige. Después de ese plazo, los destruimos o desidentificamos de forma segura.

10. Menores

Los menores reciben atención solo con el consentimiento y la participación de uno de sus padres o de su tutor legal, quien en general puede ejercer los derechos de este aviso en nombre del menor, según lo permita la ley de Florida.

11. Clientes en Brasil (LGPD)

Si usted se encuentra en Brasil, o recibe nuestros servicios desde Brasil, también se aplica la Ley General de Protección de Datos de Brasil (Lei 13.709/2018, LGPD). Moreira & Angeli LLC es la responsable (controladora) de sus datos. Tratamos su información de salud para prestar los servicios que usted solicita, con base en su consentimiento específico, y la conservamos para cumplir obligaciones legales.

Su información se almacena en los Estados Unidos. Esta transferencia internacional es necesaria para prestar los servicios que usted solicita a nuestra clínica en los Estados Unidos y se realiza con su consentimiento específico, que puede revocar en cualquier momento (LGPD, artículo 33, incisos VIII y IX). La revocación del consentimiento no afecta los expedientes que la ley nos obliga a conservar.

Usted tiene los derechos del artículo 18 de la LGPD, entre ellos confirmación, acceso, corrección, anonimización, portabilidad, eliminación (respetando la retención legal), información sobre con quién se comparten sus datos y revocación del consentimiento. El canal de contacto de protección de datos es el Privacy Officer (sección 12). También puede presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos de Brasil (ANPD).

12. Preguntas y reclamaciones

Para hacer preguntas sobre este aviso, ejercer sus derechos o presentar una reclamación, comuníquese con nuestro Privacy Officer en Moreira & Angeli LLC (Integrative & Functional Wellness Center), 7635 Ashley Park Court, Suite 503 F-G, Orlando, FL 32835. Correo electrónico: contact@jifwc.com. Teléfono: (689) 280-3705.

Si cree que se violaron sus derechos de privacidad, puede presentar una reclamación ante nosotros, por los contactos anteriores, o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU., Oficina de Derechos Civiles (U.S. Department of Health and Human Services, Office for Civil Rights), 200 Independence Avenue SW, Washington, D.C. 20201, teléfono 1-800-368-1019, o en www.hhs.gov/ocr/complaints.

No tomaremos represalias contra usted por presentar una reclamación.

13. Cambios a este aviso

Nos reservamos el derecho de cambiar este aviso. Los cambios se aplicarán a toda la PHI que tengamos sobre usted, así como a la información que recibamos en el futuro. El aviso vigente estará expuesto en nuestra clínica y en nuestro sitio web, indicará su fecha de vigencia y estará disponible cuando lo solicite.

14. Otros documentos

Este aviso funciona junto con nuestra Política de Privacidad (jifwc.com/privacy) y nuestras Instrucciones para la Eliminación de Datos (jifwc.com/data-deletion). Para la información de salud, prevalece este aviso.